כל מנהל שואף לשיבוץ אופטימלי ומהיר. כזה שלוקח בחשבון שיש X ימים, Y עובדים, Z משמרות ועשרות משתנים נוספים, אילוצים ומגבלות, שישפיעו על התוצאה שתתקבל. השיבוץ הזה הוא שם קוד לאסטרטגיה, כשמנהלת אחרת צריכה לשבץ חדרי לימוד או קורסים, ומנהלים אחרים מתמודדים עם שיבוץ מרפאות, סניפים, מוקדי מכירה ועוד ועוד. הוסיפו את הקורונה שהביאה את רכיב חוסר הוודאות, החולים, המבודדים, הקפסולות, ואת הצורך להגיב מהיום להיום בתשובה מהירה ואיכותית.
בית ספר גדול הפועל באונליין פנה אלינו לבניית כלי שיסייע לקבל החלטות אסטרטגיות חוצות ארגון אודות מצב של חוסרים או היצע עודף של מרצים.
העסק מורכב, יש בו עשרות קורסים ועשרות מרצים, והדרישה היתה לבצע חלוקת מרצים בין הקורסים באופן אופטימלי כך שניתן יהיה לבחון באיזה קורסים יש "עודף" של מרצים ובאיזה קורסים יש חוסר במרצים.
הדרישות הביאו בתוכם מספר אתגרים שהפכו את המשימה לבלתי אפשרית לביצוע על ידי אדם.
הכלי שביקשו לפתח הוא הרבה יותר מתוצאה ממוחשבת, הוא משמש את ההנהלה בהווה ובעתיד לתכנון אסטרטגי של כוח אדם, הוצאות הכרחיות ומיותרות, גיוס משאבים וחוסרים.
ככל שהעסק גדל והאילוצים גדלים, יצירת אופטימיזציה תתחשב באופן אופטימלי בכל האילוצים ותחתור למטרה להגיע למינימום חוסרים, באופן שיד אדם לא יכולה לבצע בשום דרך.
ביצוע שיבוץ בהתחשב במגבלות ואילוצים באופן ידני, יציג לנו תוצאות שלא יכולות להתחשב בכל המגבלות, וזוהי הנחה שגוייה שניתן לבצע זאת באופן ידני. יש לכך משמעות כספית הן בחיסכון בעבודה הידנית והן בצמצום חוסרים שיכולים לעלות בעת עבודה ידנית.
הדרישות כללו את האילוצים הבאים:
- אילוצי משמרות המרצים לפי ימי השבוע
- אילוצי משמרות המרצים לפי שעות במהלך היום
- מגבלת שעות מרצים חודשיות שניתן לבצע
- זמינות מרצים – ניכוי שעות שבהם המרצים כבר מלמדים
- ביקושים לכל יום בשבוע וכל טווח שעות
- המרצים יכולים ללמד חלק מהקורסים ולא את כולם – לאיזה קורס הכי נכון לשבץ מרצה שיכול ללמד מספר קורסים? איך אני מתחשב ביכולות של שאר המרצים הפנויים להשתבץ בקורס זה והיכולת שלהם להשתבץ בשאר הקורסים? האם הייתה לי דרך לבצע זאת ידנית כאשר יש מאות מרצים ואלפי קורסים?
התוצאה שתתקבל חד משמעית:
- החלטה על פתיחת קורסים מבוססת נתונים מדוייקים יותר
- החלטה על גיוס מבוססת נתונים מדוייקים יותר וחיסכון
- יעילות התהליך – חיסכון משמעותי בעבודה ידנית שצריכה להתבצע
זמן העבודה – תוך מספר ימי עבודה כבר הגענו לתוצאה ראשונה, תוצאות מהירות!
מטרות הלקוח?
- להבין היכן יש עודף / חוסר במרצים בכל אחד מהקורסים שהוא מציע
- שיבוץ אופטימלי שיוביל למינימום קורסים עם חוסר במרצים
מה עשינו?
כתבנו סקריפט שמאחד את כלל הנתונים הנדרשים, ומבצע השמה של מרצים לקורסים תחת המגבלות והדרישות. את ההשמה הוא מבצע לפי לוגיקה שמטרתה מינימום חוסר במרצים לקורסים ומקסימום חלוקה שוויונית בין המרצים השונים.
זה פתרון הרבה יותר פשוט גם מבחינת רישוי וגם מבחינת כח עיבוד.
למי המודל מתאים:
המודל מתאים לפעילויות ארוכות טווח, הסתכלות למספר חודשים קדימה כדוגמת אוניברסיטאות, מכללות, חלוקת עובדים בין איורים שונים בארץ (להמחשה בהסתכלות של קופות חולים יכול לסייע בחלוקת עובדים אופטימלית בין מרפאות, בחלוקה למספר מרפאות, בהסתכלות של בנקים, חלוקת עובדים בין סניפים שונים לפי מגבלת ערים לאופטימיזציה), מאוד רלוונטי כאשר רוצים אופטימיזציה לשיבוץ חד פעמי לתקופה קדימה בפעילות חדשה.
למי לא מתאים? שיבוץ עובדים שוטף כמו מסעדות, מוקדי מכירות ושירות.
המחשה לתוצאות שהמודל מחזיר, תוצאה פשוטה לאלגוריתם מורכב הממחישות את החוסרים בחלוקה על פני חודשים ועל פני המחלקות: כך מבינים מהר שמחלקת לימודי סטטיסטיקה בחוסר משמעותי בשווי כספי של 1.1 מיליון ש"ח, ושם נדרש לגייס/להכשיר/לבצע שינוי במספר הקורסים שנפתחים :
פיצ'רים עיקריים:
להתאמה גם לעסק שלכם, אנחנו כאן. צוות אקסלנדו
רעיונות למסכים שישדרגו לכם את היומיום? שאלות נוספות? זקוקים להדרכה או לתמיכה? כיתבו לנו: [email protected]
